民泊 宿泊者名簿（旅行者名簿）完全ガイド 2026年版｜記載項目・外国人パスポート確認義務・保存期間・罰則を解説
編集: 民泊学校 編集部 | 最終更新日: 2026-06-02
民泊を開業したら、チェックイン当日からすぐに「宿泊者名簿（旅行者名簿）」の作成・保存が法的に義務づけられます。住宅宿泊事業法・旅館業法いずれの形態でも名簿の整備は必須であり、外国人ゲストについてはパスポートの確認と写しの保存まで求められます。罰則規定も設けられており、違反が発覚した場合は行政指導から業務停止・罰金に至るケースも考えられます。本記事では、開業直前のホストやインバウンド対応を強化したいホストに向けて、記載すべき項目・保存期間・電子保存の取扱い・無人チェックインでの対応まで、法令条文をベースに実務的な解説をまとめています。
この記事でわかること
- 宿泊者名簿の法的根拠（住宅宿泊事業法・旅館業法施行規則）と義務の全体像
- 名簿に記載しなければならない項目（日本人・外国人それぞれ）
- 外国人宿泊者に対するパスポート確認義務と写しの保存義務の範囲
- 無人チェックイン・ICT機器を使った本人確認の可否と実務上の留意点
- 名簿の保存期間（法定年数）と電子保存が認められる条件
- 違反した場合の罰則（条文ベース）と行政指導の流れ
- 専門家・自治体への確認が必要な判断ポイント
Contents
- 1 結論：宿泊者名簿は「作るだけ」では足りない——確認・保存・提示の3義務を理解する
- 2 住宅宿泊事業・旅館業で記載が必要な項目一覧
- 3 外国人宿泊者のパスポート確認義務——何を確認し何を保存するか
- 4 無人チェックイン・ICT機器での本人確認——法的可否と実務上の注意点
- 5 宿泊者名簿の保存期間——法定年数と電子保存の取扱い
- 6 違反した場合の罰則——条文ベースで理解する
- 7 開業前・運営中に確認すべき実務チェックリスト
- 8 よくある失敗例と対策
- 9 専門家・行政窓口への確認が必要な判断ポイント
- 10 あなたの物件で民泊できるか無料診断
- 11 よくある質問（FAQ）
- 12 まとめ——宿泊者名簿は民泊経営のコンプライアンス基盤
結論：宿泊者名簿は「作るだけ」では足りない——確認・保存・提示の3義務を理解する
多くのホストが「名簿を書いてもらえばいい」と思いがちですが、実際には次の3つの義務が一体になっています。
- 作成義務：チェックイン時に所定項目を記録した名簿を作成する
- 保存義務：定められた期間、名簿を保管し続ける
- 提示義務：都道府県・保健所など所管行政の求めに応じて速やかに提示できる状態にしておく
住宅宿泊事業（民泊新法）では住宅宿泊事業法第13条および同法施行規則が根拠となり、旅館業（簡易宿所・旅館ホテル）では旅館業法施行規則（昭和23年厚生省令第9号）第4条が根拠となります。
住宅宿泊事業では「届出住宅に宿泊させる場合には宿泊者名簿を備え付け、宿泊者の氏名その他国土交通省令・厚生労働省令で定める事項を記載しなければならない」と定めており、旅館業でも「宿泊者名簿を備え付けること」が許可の基準として定められています。
住宅宿泊事業・旅館業で記載が必要な項目一覧
住宅宿泊事業法施行規則と旅館業法施行規則では、記載すべき事項が定められています。以下の表で2制度を比較します。
| 記載項目 | 住宅宿泊事業法（民泊新法） | 旅館業法施行規則 |
|---|---|---|
| 氏名 | 必須 | 必須 |
| 住所 | 必須 | 必須 |
| 職業 | 必須 | 必須 |
| 宿泊日 | 必須（宿泊年月日） | 必須（宿泊年月日） |
| 宿泊数 | 必須 | 必須 |
| 外国人の国籍 | 必須（外国人のみ） | 必須（外国人のみ） |
| 外国人の旅券番号 | 必須（外国人のみ） | 必須（外国人のみ） |
| 連絡先（電話番号等） | 施行規則で規定 | 施行規則で規定 |
職業については「会社員」「自営業」などの大まかな区分でよいとされていますが、記載そのものを省略することはできません。実務上は、日本語・英語の両方が書かれた様式を用意し、ゲストに記入してもらうと確認の手間が省けます。
なお、OTAの予約情報（Airbnb・Booking.com等の予約詳細）には「氏名・連絡先」は含まれますが、「職業・住所」は含まれない場合が多いため、OTA情報だけで名簿を構成することには慎重な判断が必要です。最終的な取扱いは管轄の都道府県または保健所に確認することを推奨します。
OTAの予約情報は名簿の代替として認められない場合があります。「職業」「住所（都市・国名だけでなく詳細住所）」が取れないケースでは、チェックイン時に別途記入を求めるか、ICTシステムで補完する体制が現実的です。所管の都道府県に事前確認することを強くお勧めします。
外国人宿泊者のパスポート確認義務——何を確認し何を保存するか
外国人宿泊者に対しては、日本人宿泊者と比べてより厳格な本人確認が求められています。旅館業法施行規則第4条および住宅宿泊事業法の関係省令では、旅券（パスポート）の提示を受けてその番号と国籍を名簿に記載することが義務づけられています。
「確認」だけでなく「写しの保存」についても実務上の留意点があります。旅館業法においては旅券の写しを保存することが求められており、住宅宿泊事業においても旅行者の旅券番号・国籍を記載した名簿と共に写し（または画像データ）を保存することが実務的な対応として推奨されています。ただし、写し保存の義務の有無・範囲については施行規則の解釈が自治体によって運用方針が異なる場合があるため、届出先の都道府県窓口で事前に確認してください。
パスポート確認の実務フロー（外国人ゲストの場合）
- チェックイン時にパスポートの提示を依頼する
- パスポートの写しをスキャン・スマートフォンで撮影する（または専用機器で複写）
- 旅券番号・国籍を名簿に転記または確認する
- 写しを宿泊者名簿とセットで保管する（電子データの場合はバックアップも）
- ゲストに写しを取ることを事前に（予約確認メール等で）告知する
パスポート写しの取得は個人情報（特定の外国人個人の識別情報）の収集にあたります。個人情報保護法の観点から、取得目的の明示・安全管理措置・漏洩防止体制の整備が必要です。写しは施錠できる場所またはアクセス制限されたクラウドストレージに保管し、不要になった時点での廃棄ルールも定めておくことが実務上の適切な対応とされています。
近年はインバウンドゲストが急増しており、チェックイン時にパスポートを提示してもらう習慣がないゲストも一定数います。予約確認メールや自動メッセージに「チェックイン時にパスポートの確認をさせていただきます」と英語・中国語・韓国語等で案内しておくことで、当日のスムーズな対応につながります。
無人チェックイン・ICT機器での本人確認——法的可否と実務上の注意点
スマートロックと暗証番号の組み合わせや、タブレット端末を使ったセルフチェックインは、ホスト側の省力化・24時間対応という観点で広く使われるようになっています。旅館業においては、令和5（2023）年の旅館業法改正と関連告示で「ICT機器を活用した対面によらない本人確認」が一定の条件のもとで認められました。
（2026-06-02取得）
住宅宿泊事業法に基づく各種手続き・ガイドラインが掲載されています。宿泊者名簿、ICT活用チェックインに関する関連通知の索引としても利用できます。
旅館業（簡易宿所）でのICT本人確認
旅館業法改正後の運用では、外国人宿泊者に対してもICT機器を用いた旅券確認が一定の条件下で可能とされています。具体的には以下のような要件が想定されています。
- ゲストがタブレットやPCのカメラ越しにパスポートを提示する、またはパスポート画像をアップロードする
- ホストまたは委託先が画像の確認・照合を行い、旅券番号・国籍を名簿に記載する
- 本人確認の記録（実施日時・確認者）を保存する
- フロントの「常時存在義務」は緩和されているが、緊急時の対応体制（24時間連絡できる体制等）は維持する
ICT活用に関するルールの詳細（許容される確認手段・記録方法・保存形式）は、都道府県・保健所の窓口によって運用の解釈が異なる場合があります。ICT本人確認の導入を検討する場合は、届出先の都道府県または保健所に事前に相談することを強くお勧めします。
住宅宿泊事業（民泊新法）でのICT本人確認
住宅宿泊事業においても、国土交通省・厚生労働省の住宅宿泊事業法施行要領（ガイドライン）で、ICTを活用した本人確認の取扱いが示されています。現行のガイドラインでは、対面によらない本人確認を行う場合でも、宿泊者名簿の法定記載事項（氏名・住所・職業・宿泊日・宿泊数、外国人は国籍・旅券番号）を確実に収集・記録しなければならないとされています。
実務的には、以下のような流れが考えられます。
- 予約確認メール等でオンラインフォームへの入力を案内
- ゲストがフォームから氏名・住所・職業・宿泊日を入力
- 外国人の場合はパスポート画像をアップロード
- チェックイン前日までにホスト（または管理業者）が確認・名簿として記録
- スマートロックの解錠コードをゲストに送付
この方法を採用する場合でも、収集した情報が名簿として適切に記録・保存されているかを定期的に確認することが重要です。「入力フォームが届いたから大丈夫」という認識のまま放置すると、データが散逸して行政の確認要求に対応できなくなるリスクがあります。詳しいオペレーション手順については、民泊チェックイン・チェックアウト実務完全ガイドも参考にしてください。
宿泊者名簿の保存期間——法定年数と電子保存の取扱い
名簿を作成したら、定められた期間、保存し続ける義務があります。
法定保存期間
住宅宿泊事業法の関係省令では、宿泊者名簿の保存期間について定めが設けられています。現行の運用では、宿泊者名簿は作成した日から3年間保存することが原則とされています。旅館業においても同様に、旅館業法施行規則上の名簿保存義務があり、一般的に3年間の保存が求められています。
保存期間の起算日は「宿泊日」から3年となる場合が多いとされていますが、都道府県の条例や行政解釈によって細部の取扱いが異なる場合があります。正確な起算日・保存年数については届出先の都道府県窓口または行政書士にご確認ください。
電子保存が認められる条件
宿泊者名簿は紙媒体での保存が原則ですが、電子データでの保存も一定の条件下で認められています。電子保存を行う場合は次の点に注意が必要です。
- 改ざん防止措置：後から内容を書き換えられないシステム（ログが残る管理システム等）を使用することが求められます
- 可読性の確保：保存期間中はいつでも内容が読み取れる状態を維持する（ソフトウェアの廃止・バージョンアップによって読めなくなるリスクに注意）
- バックアップ：データ消失・ハードウェア障害に備え、定期的にバックアップを取ること
- アクセス制限：第三者が名簿を閲覧・取得できないよう適切なアクセス制御を施すこと
民泊管理ソフト（PMS：プロパティ・マネジメント・システム）を使用している場合、宿泊者情報がシステム上に記録されることが多いですが、「その記録が法定の名簿として扱えるか」は事前に確認が必要です。システム側が出力するCSVやPDFが名簿代替として認められるかどうかも、所管窓口への確認が現実的です。
なお、電子帳簿保存法（電帳法）は宿泊者名簿には直接適用されませんが、名簿管理の電子化を進める際は個人情報保護法の安全管理義務（法第23条）との整合性も確認してください。
| 保存方法 | 主なメリット | 主な注意点 |
|---|---|---|
| 紙の名簿（バインダー） | 直感的・機器不要・行政確認時に即提示可 | 保管スペース・火災・水害リスク・郵送コスト |
| 電子データ（スプレッドシート等） | 検索性・複数物件管理が容易 | 改ざん防止・バックアップ体制の整備が必要 |
| PMSシステム上での保存 | 予約と名簿の一元管理・自動記録 | 所管窓口での「名簿代替」可否確認が必要 |
| クラウドストレージ（PDF保存） | リモートアクセス・場所を選ばない管理 | アクセス権限管理・セキュリティ設定の徹底 |
民泊学校 編集部違反した場合の罰則——条文ベースで理解する
宿泊者名簿の作成・保存・提示義務に違反した場合、住宅宿泊事業法・旅館業法のいずれにおいても罰則規定が設けられています。以下は条文ベースの概要であり、個別事案の法的判断は弁護士・行政書士にご確認ください。
住宅宿泊事業法における罰則
住宅宿泊事業法第45条以降には、違反行為に対する罰則が定められています。名簿の不作成・虚偽記載については、100万円以下の罰金に処せられる可能性があるとされています。また、行政の立入検査を拒んだり虚偽の申告をしたりした場合も罰則の対象となり得ます。
旅館業法における罰則
旅館業法第11条以降の罰則規定では、宿泊者名簿を備え付けない・虚偽の記載をする等の違反行為に対し、罰則（罰金等）が規定されているとされています。旅館業法の罰則については、令和5年改正で一部が見直されており、最新の条文は e-Gov 等で確認することをお勧めします。
罰則の適用は個別の事情・違反の重さによって異なり、一般的には「行政指導→勧告→業務停止→罰則適用」という段階を踏む場合が多いとされています。ただし、悪質な場合や是正勧告を無視した場合は直接的な処分に至ることもあります。違反状態に気づいた場合は速やかに所管窓口に相談することが現実的な対応です。
行政指導の実態として、都道府県や保健所による立入検査では名簿の整備状況の確認が行われることがあります。名簿が作成されていない、記載事項に不備がある、外国人の旅券番号が未記載、といった違反が発見された場合、是正勧告と改善期限の通知が来ることが一般的です。
行政指導・業務停止命令の詳細については、民泊 行政指導・業務停止命令 完全ガイドもあわせて参照してください。
開業前・運営中に確認すべき実務チェックリスト
宿泊者名簿の整備は「一度設定したら終わり」ではなく、開業後の継続的な運用管理が必要です。以下のチェックリストを参考に体制を整えてください。
開業前チェック（一回限りの設定）
- 名簿の様式（紙・電子）を決める
- 日本語・英語（必要に応じて多言語）の名簿フォームを用意する
- パスポート写しの保存場所（物理的または電子的）と管理ルールを決める
- 保存期間（3年）の起算日と廃棄ルールを定める
- 複数物件の場合は物件ごとの名簿管理体制を確認する
- 住宅宿泊管理業者に委託している場合は、名簿管理が委託業務に含まれているか契約で確認する
チェックイン時チェック（毎回）
- 全宿泊者の氏名・住所・職業・宿泊日・宿泊数を記録する
- 外国人宿泊者はパスポートを確認し、旅券番号・国籍を記録する
- 外国人宿泊者のパスポート写し（または画像データ）を保存する
- 電子フォームを使う場合は送信済みデータをシステムまたはクラウドに保存する
定期確認チェック（月1回程度）
- 保存している名簿のデータが欠損・消失していないか確認する
- 電子保存の場合はバックアップが正常に取れているか確認する
- 3年超となった名簿は安全な方法で廃棄する（個人情報の適切な廃棄）
- 法改正・条例改正の情報がないか確認する
届出書類全体の整備については、住宅宿泊事業の届出書類完全ガイドもあわせてご覧ください。
よくある失敗例と対策
実際の運用でよく見られる問題点と、それを防ぐための対策を整理します。
失敗例1：外国人ゲストの旅券番号を空欄のまま放置
「パスポートを見せてもらうのが面倒だった」「夜遅いチェックインで遠慮した」といった理由で、外国人の旅券番号が未記入になったままの名簿が保存されているケースがあります。旅券番号の記載は法定項目であり、省略できません。チェックイン前のオンライン確認フローに組み込むことで当日の手間を減らすことができます。
失敗例2：OTA予約情報をそのまま名簿として提出
Airbnbの予約詳細PDFや確認メールのスクリーンショットを「名簿」として保存しているケースがあります。OTA情報には「職業」「詳細住所」が含まれない場合が多く、法定項目を満たさない名簿となる可能性があります。別途の名簿フォームで補完することが必要です。
失敗例3：名簿の保存場所がバラバラで提示できない
最初はバインダーに保管、途中からスマートフォンのメモに変え、また別の時期からクラウドに変え……というように、保存場所がバラバラになってしまったケースです。行政の立入検査で「名簿を見せてください」と言われた際に、3年分を揃えられないという状況になります。保存場所と様式は最初に統一して決め、変更する際は全ての期間分を一カ所に集約するルールを設けることが重要です。
失敗例4：管理業者への委託で名簿管理が抜け落ちた
住宅宿泊管理業者に運営を委託しているが、名簿管理は委託業務に含まれていなかった——というケースです。管理業者側は「名簿は建物管理の話なのでホストの責任」と認識し、ホストは「管理業者が全部やってくれている」と誤認している状況です。契約書で名簿管理の帰属を明確にすることが不可欠です。
失敗例5：電子保存データが旧PCとともに廃棄
PCを買い替える際に旧PCをデータごと処分してしまい、2年前の名簿が消えてしまったケースです。電子保存を採用する場合は、クラウドバックアップまたは外付けストレージへの自動同期を設定し、PC本体の廃棄前にデータ移行を確認するフローを必ず設けてください。
専門家・行政窓口への確認が必要な判断ポイント
宿泊者名簿の法的義務は、住宅宿泊事業・旅館業のいずれの形態であっても共通していますが、以下の点については専門家や行政窓口への確認が特に重要です。
- ICT本人確認の具体的な方法：採用するシステムや手順が所管自治体で認められるかどうか（都道府県・保健所に事前相談）
- 電子名簿の様式・保存方法：採用する電子フォームやシステムが法定名簿として認められるかどうか
- パスポート写しの保存義務の範囲：住宅宿泊事業における写し保存の要否は都道府県解釈で差異がある場合がある
- 委託業者との名簿管理の帰属：管理業者との契約で名簿管理が適切に手当てされているか（行政書士・弁護士に相談）
- 条例上の追加義務：自治体独自の条例で追加の記載項目・提出義務が定められている場合がある（住宅宿泊事業の届出先都道府県窓口に確認）
民泊の開業・運営に詳しい行政書士や税理士への相談は、初期段階でのリスク回避に有効です。
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よくある質問（FAQ）
Q1. 宿泊者名簿は毎回のゲストに作る必要がありますか？
住宅宿泊事業法・旅館業法いずれにおいても、原則として全ての宿泊者について名簿を作成することが求められています。1泊であっても短期連泊であっても、チェックイン時に所定事項を記録する必要があるとされています。省略できる例外については届出先の窓口にご確認ください。
Q2. 日本人ゲストの場合もパスポートは必要ですか？
法令上のパスポート確認義務は外国人宿泊者に対して課されているものです。日本人宿泊者については旅券番号の記載は不要とされています。ただし本人確認の観点から、日本人についても運転免許証等での確認を行うホストもいます。なお本人確認の手段については法律上特定の証明書が指定されているわけではなく、実務上の判断として取り組んでいるホストが多い状況です。
Q3. Airbnbの予約情報は名簿の代替になりますか？
OTAの予約情報は「職業」「詳細住所」といった法定記載事項を網羅していない場合が多いため、そのままでは名簿代替として認められない可能性があります。専用の名簿フォームを用意し、不足情報を補完する対応が現実的です。具体的な取扱いは所管窓口に確認してください。
Q4. スマートフォンで名簿を管理してもいいですか？
電子保存自体は認められる場合がありますが、改ざん防止・バックアップ・アクセス制限の体制が前提となります。スマートフォンのメモアプリ等では改ざん防止措置が取りにくいため、専用のフォームまたはクラウドストレージに移行することを検討してください。
Q5. 外国人ゲストのパスポート写しをどこに保存すればいいですか？
パスポート写しは個人情報（外国人の識別情報）です。鍵のかかるファイルボックスまたはアクセス権限を設定したクラウドストレージ（Google Drive、Dropbox等で共有リンクを使わない設定）が一般的な選択肢です。保存した写しへのアクセスログが残る環境を選ぶとよいでしょう。
Q6. 名簿を廃棄するときはどうすればいいですか？
保存期間が満了した名簿は適切に廃棄する必要があります。紙の場合はシュレッダーまたは専門の溶解処理業者の利用が一般的です。電子データの場合はファイルを削除するだけでなく、バックアップ先のデータも削除し、確認記録を残しておくことをお勧めします。
Q7. 複数の物件を持っている場合、名簿はまとめて管理できますか？
複数物件を運営する場合、同一のクラウドシステムやPMSを使って集約管理することは技術的には可能です。ただし行政の確認要求の際に「物件ごとに分けて提示できる状態」が求められることがあるため、物件名・届出番号をデータに紐づけて管理することが実務上の対応として考えられます。
まとめ——宿泊者名簿は民泊経営のコンプライアンス基盤
宿泊者名簿の作成・保存・提示義務は、住宅宿泊事業・旅館業いずれの形態でも欠かすことのできない法的義務です。特に外国人宿泊者については旅券番号・国籍の確認と写しの保存まで求められており、インバウンドが増加する現状ではこの対応の整備がより重要になっています。
無人チェックインやICT機器を活用した本人確認は一定の条件下で可能ですが、所管窓口への事前確認が不可欠です。電子保存も認められる場合がありますが、改ざん防止・バックアップ・アクセス管理の体制整備が前提となります。保存期間は現行の運用では3年間が原則とされており、保存方法・廃棄ルールを開業前に整備しておくことで、後からの混乱を防ぐことができます。
名簿管理の具体的な方法に不安がある場合は、届出先の都道府県窓口・保健所、または民泊専門の行政書士に相談したうえで体制を整えることが現実的なアプローチです。最終的なご判断は、必ず所管窓口・専門家にご確認ください。
⚠️ 本記事は2026-06-02時点の制度を解説しています。住宅宿泊事業法・旅館業法・特区民泊の制度は改正される可能性があります。最新情報は必ず公式サイトでご確認ください。
📋 ご確認ください（民泊学校 編集部より）
本記事は 2026-06-02 時点で公開されている公式情報・一次情報をもとに編集しています。
法律、条例、税制、消防、各種許認可、収支見通しなどは、お住まいの自治体・対象物件の所在地・物件種別・運営形態によって取扱いが異なります。
最終的なご判断は、必ず以下にご確認ください。
- 制度・条例: 民泊制度ポータルサイト / 物件所在地の自治体（住宅宿泊事業 / 旅館業 / 特区民泊の所管課）
- 消防: 物件所在地の所轄消防署
- 税務: 顧問税理士 または 所轄税務署
- 許認可・届出: 行政書士（民泊・旅館業に詳しい方）
- 近隣対応・契約: 弁護士・宅地建物取引士
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